Casi todas las decisiones de automatizar se toman por sensación: «esto me está matando». La sensación suele tener razón, pero no sirve para decidir por dónde empezar cuando hay cinco tareas que te están matando. Para eso hay una cuenta, y es corta.
La cuenta
Minutos por vez, por veces al mes, dividido 60, por el costo de tu hora. Eso te cuesta esa tarea.
Un ejemplo con números redondos. Cargar un pedido en la planilla lleva 6 minutos y lo hacés 80 veces por mes. Son 480 minutos, o sea 8 horas. Si tu hora vale $12.000, esa tarea te cuesta $96.000 por mes. En un año, $1.152.000.
Una tarea de seis minutos puede costar más de un millón por año. Por eso la sensación no alcanza.
Cuál es el costo de tu hora
Acá es donde la mayoría se traba, así que dos atajos según el caso:
- Si la tarea la hace un empleado: tomá su costo mensual total para el negocio (sueldo bruto más cargas) y dividilo por 160. Ese es el piso.
- Si la hacés vos: no uses lo que te pagás. Usá lo que facturarías en esa hora si estuvieras haciendo el trabajo que sí cobrás. Es más alto de lo que pensás y es el número correcto.
Los tres lugares donde la cuenta falla
La fórmula está bien, pero se aplica mal casi siempre por los mismos tres motivos.
1. Contás el tiempo de hacer, no el de acordarse
Controlar vencimientos «lleva cinco minutos por día». Pero el costo real no son esos cinco minutos: es que alguien tenga la obligación de acordarse todos los días del año, incluidos los días en que no hay nada que vencer. Ese peso no aparece en ninguna planilla y es lo primero que desaparece cuando el proceso se automatiza.
Regla práctica: si la tarea depende de que una persona se acuerde, sumale un 30 % al tiempo antes de hacer la cuenta.
2. No contás el error
Cargar el mismo dato tres veces no cuesta solamente el triple de tiempo. Cuesta también las veces que los tres números no coinciden y alguien tiene que averiguar cuál es el bueno. Una tarea que se hace 80 veces por mes con un 2 % de error son 19 correcciones por año, y cada corrección lleva mucho más que la carga original.
3. Contás una tarea aislada
Casi nunca hay una sola tarea. Hay un circuito: alguien recibe el pedido, alguien lo carga, alguien arma el documento, alguien lo manda. Si hacés la cuenta de un solo eslabón vas a subestimar el total, y peor, vas a automatizar el eslabón equivocado. Sumá el circuito completo antes de decidir.
Cuándo la respuesta es no
La cuenta también sirve para descartar, y esa es la parte que más plata ahorra.
- Si la hacés una vez por mes, dejala como está. Veinte minutos doce veces al año son cuatro horas: no justifica el trabajo ni el mantenimiento.
- Si el proceso todavía cambia, esperá. Automatizar algo que la semana que viene va a ser distinto es tirar plata dos veces.
- Si nadie sabe explicar cómo se hace hoy, el problema no es la automatización. Primero se ordena el proceso.
El umbral
Como referencia rápida: si una tarea te cuesta más de veinte horas por año, casi siempre conviene. Entre diez y veinte, depende de cuánto pese el error y el acordarse. Por debajo de diez, no.
Y una vez que tenés el número anual, la decisión se vuelve simple: compará ese número con lo que sale automatizarlo, una sola vez. Si se paga en menos de un año, es una decisión fácil.
Hacer la cuenta con la calculadora (se abre en una pestaña nueva) Volver a los contenidos