Cuando alguien nos pregunta cómo hacemos para que una planilla mande un mail sola, la respuesta corta es: no hacemos nada. Hay una condición escrita, y cuando se cumple, pasa lo que tiene que pasar. Eso es un disparador.
Es una condición, nada más
Un disparador es una frase con dos partes: cuando pasa esto, hacé aquello. La primera parte es la condición; la segunda, la acción. No hay más misterio que ese, y sin embargo es la pieza que hace que un proceso deje de necesitar a una persona.
Dos ejemplos de los que usamos todos los días:
- Todos los lunes a las 08:00, mandá el resumen de la semana.
- Cuando el stock de un artículo baje de 10, avisame por mail.
El primero se dispara por tiempo: no le importa lo que pasó, mira el reloj. El segundo se dispara por un cambio: no le importa qué día es, mira el dato. Casi todo lo que se automatiza en un negocio chico entra en una de esas dos formas.
No hay nadie apretando un botón. Esa es toda la magia.
Por qué esto cambia el problema
El costo real de una tarea repetitiva no son los minutos que lleva hacerla. Es tener que acordarse. Un vencimiento que se controla mirando una planilla cada mañana ocupa lugar en la cabeza de alguien todos los días del año, incluso los días en que no hay nada que vencer.
Cuando ese control pasa a ser un disparador, no se ahorran los cinco minutos de mirar: se ahorra la obligación de acordarse. Y eso no se recupera contratando a alguien más.
Qué hace falta para que funcione
Un disparador necesita tres cosas, y si falta una no hay automatización posible:
- Un dato que viva en un lugar fijo. Si el stock está en la cabeza del encargado, no hay condición que se pueda escribir.
- Un límite claro. «Cuando quede poco» no es un límite. «Cuando baje de 10» sí.
- Una acción concreta. «Que alguien se ocupe» no es una acción. «Mandá este mail a esta dirección» sí.
La mayoría de las veces que un proceso no se puede automatizar, el problema no es técnico: es que falta una de esas tres. Y ordenar eso vale la pena aunque después no automatices nada.
Dónde corre
En los trabajos que hacemos, el disparador vive adentro de tu propia cuenta de Google. No hay una plataforma de un tercero en el medio, no hay suscripción mensual y tus datos no salen de tu Drive. Si un día dejamos de trabajar juntos, el disparador sigue ahí, escrito y documentado, y cualquiera de tu equipo lo puede cambiar.
Cómo lo probás sin contratar a nadie
Si querés ver uno funcionando, tenemos un circuito armado con un negocio de ejemplo: completás un formulario y a los segundos te llega el PDF al mail. El disparador ahí es el formulario: cuando alguien lo envía, salen el documento, el aviso y el registro.
Ver el circuito en vivo (se abre en una pestaña nueva) Volver a los contenidos